Digitalisierung von Geschäftsprozessen

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Helena Matouskova stammt aus Prag und hat 2003 in Rom einen Weltrekord aufgestellt. Bei der Weltmeisterschaft im Maschinschreiben hat sie 955 Anschläge pro Minute erreicht. Das entspricht fast 16 Anschlägen in der Sekunde. Auch wenn man das Schnelltippen oft mit Schreibmaschinen verbindet, tippen wir heute nach wie vor unentwegt auf Computertastaturen und Smartphones. Das Ergebnis sind unvorstellbare Datenmengen, die Tag für Tag produziert werden. Das meiste davon elektronisch. Trotzdem ist die Digitalisierung von Geschäftsprozessen auch heute noch ein Thema.

Kommunikation

Im Grunde besteht jeder Geschäftsprozess, zumindest zu einem großen Teil, aus Kommunikation. Jemand formuliert ein Anliegen, beispielsweise eine Beschwerde, jemand anderer nimmt das Anliegen entgegen, bestätigt den Erhalt, klärt den Sachverhalt durch Nachfragen und gibt schließlich Bescheid über die Lösung. Auch bei einer Rechnung sieht das ganz ähnlich aus. Jemand stellt eine Rechnung an ein Unternehmen. Das Unternehmen prüft durch Nachfragen beim Besteller ob die verrechneten Beträge und Leistungen stimmen, leitet die Rechnung in die Buchhaltung weiter, wo sie entsprechend verbucht wird. Kommunikation ist in unserem Geschäftsalltag also eine zentrale Komponente. Je weniger Menschen beteiligt sind, umso einfacher ist das. Solange man als Einzelperson im Unternehmen arbeitet, läuft sämtliche Kommunikation über den eigenen Schreibtisch. Alle Informationen liegen zentral bei einem selbst und die interne Kommunikation fällt komplett weg. Aber so kann man auf Dauer nicht arbeiten. Jedes Unternehmen, das erfolgreich ist, wird irgendwann Mitarbeiter aufnehmen.

Spezialisten

Im Regelfall wird man als Firmengründer jemanden suchen, der einen Teil der Aufgaben übernimmt. So gewinnt man Zeit für die verbleibenden Aufgaben. Es erfolgt also eine Aufgabenteilung. Zwar sind in kleinen Teams, schon wegen der Vertretung, die man gegenseitig übernehmen muss, die Spezialisierungen weniger ausgeprägt, aber doch sammelt sich immer mehr individuelles Wissen bei den einzelnen Personen. Je mehr Mitarbeiter dazu kommen, umso sträker ist auch die Spezialisierung. So kümmert sich eine Person um den Einkauf, eine andere um den Verkauf, eine andere um Werbung und Marketing. Recruiting, Rechnungswesen und viele andere Unternehmensbereiche werden nach und nach von Spezialisten und später von spezialisierten Teams übernommen. Damit kann jeder sich auf seine Kompetenzen konzentrieren und im eigenen Aufgabenbereich Expertenwissen aufbauen.

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In kleinen Teams kann man Fragen und Probleme persönlich diskutieren. Große Teams brauchen dazu Geschäftsprozesse

Interne Kommunikation

Allerdings eröffnen sich durch die Bildung von Fachabteilungen, die mit Spezialisten besetzt sind, auch neue Probleme. Was früher im Kopf der Einzelperson, später im Gespräch über den Schreibtisch und irgendwann in der Kaffeeküche besprochen wurde, wird sukzessive schwieriger. Räumliche Distanz ist ein Faktor, der die interne Kommunikation erschwert. Auch weiß man bei einem Team nicht immer, wer der passende Ansprechpartner ist. Der Bedarf an interner Kommunikation wächst zusammen mit dem Unternehmen. Das Medium Nummer 1, das für die innerbetriebliche Kommunikation eingesetzt wird, ist E-Mail. Je nach Aufgabengebiet ist der Anteil der internen Mails oft erheblich größer, als der der externen Mails von Kunden und Partnern. Neben dem Versenden von Mails bewegt sich auch in modernen Büros noch immer sehr viel Papier durch das Haus. So gibt es verschiedene Formulare, um beispielsweise Urlaub zu beantragen, oder Büromaterial zu bestellen. Auch Rechnungen und Briefpost werden im Haus verteilt.

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Für eine analoge Dateiablage gibt es im 21. Jahrhundert keinen Grund mehr. Trotzdem werden noch Tonnen von Papier Jahr für Jahr gedruckt und abgelegt

Geschäftsprozesse

Wir führen im Berufsalltag also ständig Geschäftsprozesse aus. Per Definition ist ein Geschäftsprozess die Abfolge miteinander verbundener Aufgaben, die entweder dazu dienen ein Unternehmensziel zu erreichen, oder ein Produkt, oder eine Dienstleistung für den Kunden bereitzustellen. Je nach Geschäftsprozess sind das mehr, oder weniger Arbeitsschritte, bzw. Aufgaben, die erledigt werden müssen. Spätestens seit Corona ist Homeoffice ein Thema in vielen Unternehmen. So ist es nicht mehr so einfach wie früher, eine gedruckte Rechnung durch den Freigabeprozess zu bekommen, wenn involvierte Mitarbeiter nicht im Büro, sondern von daheim arbeiten. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen kann eine Lösung dafür sein. Aber was genau bedeutet das?

Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Auch wenn ein Großteil der Arbeitsschritte heute digital erfolgt, wie also E-Mails lesen und versenden, oder Aufträge in speziellen Programmen erfassen, ist der Prozess selbst oft nicht normiert. Arbeiten zwei Mitarbeiter in einem Bereich, kann es passieren, dass beide denselben Fall bearbeiten. Genauso kann es vorkommen, dass jeder sich auf den anderen verlässt und niemand den Fall bearbeitet. Die Lösung ist die Digitalisierung des Geschäftsprozess. Am Anfang dieser Digitalisierung steht die zentrale Erfassung aller Anfragen. Lösungen, wie die Open Source Dokumentenmanagement Plattform Agorum unterstützen diesen Schritt. Alle Unterlagen, also beispielsweise eingehende Rechnungen, werden eingescannt. Auch eingehende Mails kommen in die zentrale Dokumentenablage und werden von dort aus bearbeitet. Damit ist jeder Geschäftsprozess transparent und jeder der die passenden Rechte in der eingesetzten Software hat, kann den Bearbeitungsstand inklusive aller Kommunikation einsehen.

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Wer schon einmal etwas in seinen handschriftlichen Notizen gesucht hat, der weiß, dass die Digitalisierung große Vorteile bringen kann

Vorteile

Der Vorteil der Digitalisierung ist, dass alle Dokumente zentral verfügbar sind. Neben der Ablage der Unterlagen können sie aber auch beschlagwortet werden. So kann man mehrere Schlagworte zu einem E-Mail, oder einem eingescannten Vertrag hinterlegen und alles sehr einfach wieder finden. Damit kann nicht nur der einzelne Prozess sauber und transparent abgewickelt werden, sondern jeder Geschäftsfall wird den jeweiligen Akten zugeordnet. Damit findet man im Akt des Kunden jede Rechnung, jede Reklamation, jedes Angebot und alle anderen Kommunikationen. Mit einem Filter kann man sich dann rasch und gezielt informieren, wie zufrieden der Kunde ist, an welchen Produkten, oder Dienstleistungen er interessiert ist und ob bestehende Verträge verlängert werden sollten. Neben der Ablage können rund um die Dokumente auch Workflows gestaltet werden.

Workflows

Geschäftsprozesse bedingen, wie weiter oben erwähnt, die Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter im Unternehmen. Damit schließlich das Produkt zum Kunden geht, müssen die verschiedenen Schritte durchlaufen werden. Software, die Workflows unterstützt, kann dabei helfen. Man definiert beispielsweise welche Schritte für die Bearbeitung einer Angebotsanfrage notwendig sind. Langt dann ein E-Mail mit einer solchen Anfrage ein, muss es nur noch als Angebotsanfrage kategorisiert werden. Die Software legt das E-Mail dann nacheinander den Abteilungen vor, die etwas zu tun haben. Bleibt etwas liegen, ist das für alle Beteiligten genauso transparent, wie die einzelnen Bearbeitungsschritte. So verringert man die internen Reibungsverluste, sorgt dafür, dass jede Aufgabe von einem Mitarbeiter erledigt wird und baut sich zusätzlich dazu eine umfangreiche Datenbank mit wertvollen Informationen auf.

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Mails nehmen von Jahr zu Jahr zu. Sie sind nicht nur Tummelplatz von Betrügern und Hackern, sondern auch das wichtigste Kommunikationsmittel in der geschäftlichen Korrespondenz

Effizienz im Homeoffice

Durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist es viel einfacher ein verteiltes Team zu leiten. Da man zentral jeden Prozessschritt vorgeben kann, entfällt Schulungsaufwand. Mit wenigen Handgriffen zieht man eine qualitätssichernde Kontrolle ein, oder lässt einen unnötigen Prozessschritt einfach weg. Dabei ist es egal, ob die Mitarbeiter alle in einem Großraumbüro sitzen, oder verteilt im Homeoffice. Die Arbeitslast wird reduziert, weil jeder Mitarbeiter immer nur eine klar abgegrenzte Aufgabe zu erledigen hat. Damit kann man sicherstellen, dass niemand überlastet wird und alle Aufgaben nacheinander zeitnah abgearbeitet werden. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist also viel mehr, als Papier zu scannen und intern per Mail zu kommunizieren. Alle Prozesse auf einer Plattform zusammenzuführen und dort strukturiert und lückenlos dokumentiert abzuwickeln erleichtert für alle Beteiligten den Berufsalltag, steigert die Effizienz und hebt die Qualität. Ein Thema, das man sich als Unternehmer unbedingt ansehen, oder als Mitarbeiter einmal vorschlagen sollte.

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