OmniFocus und Getting Things Done

Getting Things Done lautet der Buchtitel von David Allen (Amazon-Link) indem es darum geht, Dinge und Aufgaben im Alltag geregelt zu bekommen.

Das Buch beschreibt Möglichkeiten und Methoden um den Kopf frei zu bekommen und sich auf das wesentliche zu konzentrieren, nämlich die ganzen Aufgaben die man hat zu erledigen und sich nicht darum zu scheren nichts zu vergessen.

Ich habe das Buch selbst gelesen (Deutsche Ausgabe „Wie ich die Dinge geregelt kriege„) um meinen ganzen Aufgabencrash im Kopf, auf tausenden Zetteln, in verschiedenen ToDo Listen sinnvoll zu gliedern und nacheinander abzuarbeiten. Der erste Schritt ist, dass alles aus dem Kopf raus muss – ein wasserklarer Geist – und irgendwo aufgeschrieben wird. Eine genauere Beschreibung würde den Rahmen hier sprengen. Ich kann das Buch nur jedem empfehlen, der gestresst ist von der täglichen Aufgabenflut im Job, Alltag oder zu Hause.

Heute möchte ich euch das Programm Omnifocus von Omnigroup vorstellen, eine GTD (Getting Things Done) Anwendung für den Mac, dem iPhone und dem iPad. GTD Programme gibt es – gerade für uns Macianer – zu häuf, z.B. fallen mir spontan Remember the Milk und Things ein, doch OmniFocus bietet weit mehr als all diese App´s zusammen und bildet quasi die Mutter aller Todo-Programme.

Die Funktionen von OmniFocus sind so umfangreich, dass ich nicht alles hier vorstellen kann.

Aber die wichtigsten Features kurz zusammengefasst:

– Schnelles Anlegen von Aufgaben im Posteingang, immer, überall, zu jeder Zeit

– Verwaltung von Aufgaben in Projekten und Tochteraufgaben

– Sicht der fälligen Aufgaben über zwei Ansichten

– Sync mit iPhone/iPod und iPad

– Erinnerungsfunktion über iCal

Schnelles anlegen von Aufgaben – Alles muss raus aus dem Kopf

Mit Omnifocus lassen sich Aufgaben ganz schnell und einfach anlegen. Das ganze kann über den Posteingang direkt geschehen, man kann sich aber auch E-Mails senden, die über eine Mail-Regel automatisch in OmniFocus importiert werden oder man kann Aufgaben anlegen egal wo man sich gerade befindet. Hier als Beispiel Mail:

Ich bekomme eine E-Mail mit einer neuen Aufgabe die daraus resultiert. Direkt aus Mail kann ich dann in OmniFocus ToDo´s anlegen; das funktioniert auch im Safari oder direkt im Finder. Wann immer mir also Aufgaben entgegenkommen und mir welche einfallen kann ich diese sofort notieren.

Im Posteingang von OmniFocus kann man die angelegten Aufgaben und Erinnerungen weiter bearbeiten und dem ToDo einem Projekt zuordnen, Fälligkeitsdatum usw.

Verwaltung von Aufgaben in Projekten und Tochteraufgaben

Natürlich kann man nur erfolgreich seine Aufgaben abarbeiten wenn man sie in eine sinnvolle Gliederung bringt. Dafür stehen einem in OmniFocus Projekte zur Verfügung. Alle Aufgaben kann man demzufolge entsprechende Themen zuweisen.

Aufgaben lassen sich dann noch in weiteren Tochteraufgaben aufteilen. Beispiel: Ich möchte meinen Blog auf die Version 3 updaten, dafür muss ich vorher ein Backup anlegen, die neue Version herunterladen und schließlich installieren. Alles da behält OmniFocus für mich im Auge so dass ich nichts mehr vergessen.

Sicht der fälligen Aufgaben über verschiedene Ansichten

In OmniFocus lassen sich Aufgaben über die Ansichten Projekte, Kontexte, Fälligkeitsdatum und Gekennzeichnet anzeigen.

Ich persönlich benutze vorzugsweise die Ansicht Kontexte um zu sehen welche Art von Aufgaben anstehen (E-Mail, Recherche…) und zudem die Ansicht Fälligkeitsdatum um heute fällige Aufgaben nicht zu vergessen und immer direkt im Fokus zu behalten.

Die Ansichten lassen sich noch weiter aufteilen, so dass man z.B. alle irgendwann fälligen Aufgaben oder nur solche die länger als eine Stunde dauern anzeigen lassen kann.

Wie ihr erahnen könnt, die Anwendung ist so umfangreich das man Stunden darüber berichten könnte.

Sync mit iPhone/iPod und iPad

Das mitunter wichtigste Kriterium bei einem GTD Programm ist der Sync mit anderen Geräten. Man möchte seine Aufgaben jederzeit einsehen und vor allem neue anlegen können. Omnifocus arbeitet hervorragend mit der iPhone und iPad-Version zusammen.

Der Sync kann dabei über Mobile Me, WebDAV, über einen eigenen Server oder über das lokale Netzwerk erfolgen.

Ich benutze die Syncmöglichkeit über Mobile Me. Die Einrichtung ist wirklich kinderleicht und absolut selbsterklärend.

Erinnerungsfunktion über iCal

OmniFocus bietet an sich schon Erinnerungen an, z.B. auf dem Mac über Growl, auf dem iPhone über Push aber leider wird dabei keinerlei Ton abgespielt.

Um sich mit einem Erinnerungston an eine Aufgaben erinnern zu lassen kann man den Umweg über iCal gehen.

Auf dem iPad, sowie auf dem iPhone lassen sich die OmniFocus Aufgaben in iCal abonnieren. Man kann bestimmen wann an das Ereignis erinnert werden soll (5 Minuten vorher, 30…).

OmniFocus kostet umgerechnet knapp 61 Euro, die iPhone Version (iTunes-lInk) 15,99 Euro und iPad (iTunes-Link) 31,99 Euro.

FAZIT: OmniFocus ist für mich das beste Tool um seine Aufgaben zu verwalten und ganz nach der Methode Getting Thins Done zu behandeln. Besonders hervorzuheben ist dabei der einfache Sync auf allen Geräten, das schnelle Anlegen und verwalten von Aufgaben und die Möglichkeit alles sehr übersichtlich im Auge zu behalten.

Auch wenn der Preis für alle drei Programme (Mac, iPhone, Ipad) recht teuer erscheint, auf Dauer lohnt sich die Anschaffung auf alle Fälle und Folgekosten, wie zum Beispiel bei Remember The Milk, bleiben aus.

Empfehlung:

• Getting Things Done von David Allen (Original Ausgabe – englisch) – Amazon-Link

• Wie ich die Dinge geregelt kriege von David Allen (Deutsche Übersetzung) – Amazon Link

• Viel Zeit um sich mit OmniFocus auseinander zu setzen 🙂 – Unbezahlbar