Das Smartphone ist heute aus keinem Lebensbereich mehr wegzudenken. Nach dem Privatbereich erobert es jetzt nach und nach auch die Geschäftswelt. Wo früher noch spezielle mobile Erfassungsgeräte erforderlich waren, um eine Anwendung auszuführen, reicht heute oft ein Smartphone. Was auch immer unterwegs erfasst werden muss, kann von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bequem am eigenen Smartphone erledigt werden. Mobile Software macht auf dem Telefon einen vollwertigen Arbeitsplatz.
Anwendungsgebiete
Es hängt stark vom Geschäftsgebaren des jeweiligen Unternehmens ab, ob mobile Software tatsächlich einen Mehrwert bringt. Die Telefone der Mitarbeiter, oder ganz normale Smartphones, die der Arbeitgeber zur Verfügung stellt, können an manchen Stellen in der Wertschöpfungskette einen großen Vorteil bringen. Sie sind wesentlich flexibler als etwa ein Notebook. Man kann sie bequem mit sich herumtragen, oder zwischendurch in die Tasche stecken, um die Hände freizuhaben. Der Einsatz im Büro ist allerdings nur beschränkt sinnvoll. Das kleine Display und das Fehlen der vollwertigen Tastatur macht das Smartphone zu einem recht einfachen Anzeige- und Eingabegerät. Es ist damit auch nur für einfache und recht spezielle Aufgaben geeignet. Der Zugriff auf komplexe Datensätze und große Datenmengen ist normalerweise am Bildschirmarbeitsplatz wesentlich effizienter.
Büroarbeitsplätze
Der Vorteil der Büroarbeitsplätze liegt darin, dass sie für die Arbeit optimiert wurden. Bildschirm und Tastatur sind ergonomisch angeordnet und es ist problemlos möglich, mehrere Stunden ohne Folgeschäden vor dem PC zu arbeiten. Außerdem steht ein Drucker zur Verfügung, um beispielsweise Papierrechnungen zu erstellen. Arbeitet man längere Zeit mit einer Applikation, dann ist der klassische Büroarbeitsplatz die beste Lösung. Besteht die Tätigkeit des Unternehmens nur, oder fast ausschließlich aus Bürotätigkeiten, dann sind gut ausgestattete Arbeitsplätze ideal. Befinden sich Mitarbeiter im Außendienst, dann kann eine mobile Software sinnvoll sein.
Mobile Arbeit
Aber auch innerhalb des Betriebs kann der Einsatz von mobiler Software große Vorteile bringen. Bewegen sich Mitarbeiter durch das Lager, ist es zusätzlicher Aufwand, wenn sie immer wieder zu einem PC laufen müssen. Auch gedruckte Kommissionierbelege und Picklisten sind heute nicht mehr zeitgemäß. Mobile Software in Form einer App kann diesen Prozess vereinfachen. Mit dem Smartphone laufen die Mitarbeiter durch das Lager und folgen den Anweisungen der App. Die eingebaute Kamera kann verwendet werden, um Barcodes zu erfassen und damit eine Kontrollschleife zur Qualitätssteigerung umgesetzt werden. In den meisten Fällen ist die Entwicklung einer passenden App relativ einfach. Zumindest, solange sie nur im Haus eingesetzt werden soll. Ansonsten muss der Datenbankzugriff über das Internet ermöglicht werden, was zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen erforderlich macht.
Handwerker und Monteure
Prädestiniert für den Einsatz mobiler Software, sind Handwerker und Monteure. Speziell Handwerker verfügen in vielen Fällen über keinen Innendienst. Die Bearbeitung von Anfragen, die Erfassung von Leistungen und die Erstellung von Rechnungen muss der Handwerker meist selbst erledigen. Da er damit produktive Arbeitszeit, in der er keine Aufträge erledigen kann, bindet, werden solche Aufgaben größtenteils zu Randzeiten, nach dem Arbeitstag, oder sogar in der Freizeit erledigt. Es entstehen Kosten für die Arbeit selbst, die fehlende Arbeitszeit und schließlich auch dadurch, dass die Rechnung erst verspätet erstellt wird und das Geld entsprechend später am Konto landet.
Softwarepakete
Speziell auf diesen Bedarf optimierte Softwarepakete, wie beispielsweise die Software Topkontor Handwerk, sind für den Einsatz in handwerklichen Betrieben entwickelt. Die speziellen Prozesse von der Angebotslegung bis zur abschließenden Rechnungslegung sind praxisnah umgesetzt und sparen so dem Handwerker viel Zeit. Entscheidet man sich für die Nutzung in der Cloud, kann man mit jedem Browser, einschließlich des Browsers auf dem Smartphone, auf die Software zugreifen. Außerdem bietet der Hersteller auch eine App an. Eine solche App ermöglicht es, einen Großteil der notwendigen Daten bereits vor Ort zu erfassen. So kann man beispielsweise direkt nach der Montage die Arbeitszeit erfassen und den Auftrag abschließen. Zusätzlich kann man jederzeit auf die Kundendaten, oder das Angebot zugreifen, um etwa den vereinbarten Leistungsumfang zu kontrollieren.
Mobiles Arbeiten
Cloudlösungen und webbasierte Anwendungen ermöglichen heute das mobile Arbeiten. Das Smartphone, oder Tablet wird damit zum Arbeitsgerät für die Mitarbeiter. Nicht nur Außendienstmitarbeiterinnen und -mitarbeiter profitieren von den Möglichkeiten. Auch im Homeoffice bewährt es sich, wenn man mobil Zugriff auf Daten hat. Eine Vorreiterrolle bei der mobilen Software nimmt E-Mail ein. Schon seit Jahrzehnten ist es üblich, Mails auch mobil abzurufen. Mit Cloudlösungen, wie etwa Office 365 sind auch andere Anwendungen diesem Beispiel gefolgt. Heute ist es kein Problem, auf Firmendaten von unterwegs aus zuzugreifen und mit Kollegen zusammenzuarbeiten. Große Unternehmen bieten standardmäßig auch VPN-Zugänge für ihre Mitarbeiter an, um ihnen ein Arbeiten vom eigenen PC aus zu ermöglichen.
Mobile Software
Ist Software webbasiert und responsive, dann kann sie auch über das Smartphone bedient werden. Responsive bedeutet, dass die Seite auf unterschiedlich großen Bildschirmen unterschiedlich angezeigt wird. So werden Elemente, die auf dem Bildschirm nebeneinander dargestellt werden, am hochformatigen Smartphone-Bildschirm untereinander angeordnet. Einfache Datenerfassung, oder das Abrufen von Daten lässt sich so, ohne Installation einer speziellen Software am Smartphone bequem erledigen. Will man aber alle Möglichkeiten des Smartphones nutzen, also beispielsweise die Kamera ansprechen, Gesten verarbeiten und eigene, optimierte Tastaturen verwenden, ist eine Smartphone-App die bessere Wahl. Man kann damit Geo-Koordinaten abfragen und auch sonst alle eingebauten Sensoren verwenden. Geht es also um eine optimierte Erfassung und ein möglichst effizientes Arbeiten, ist die Smartphone-App besser geeignet, als die reine Web-Anwendung.