Selbstständig zu sein bringt viele Vorteile. Man ist sein eigener Chef und kann seine Zeit frei einteilen. Das Geld, das man verdient, kommt einem selbst zugute. Aber es gibt auch Nachteile. Man muss selbst für Rücklagen sorgen, um geschäftliche Flauten und Ausgaben zu bestreiten. Außerdem muss man sich an alle gesetzlichen Vorgaben halten. Dazu gehört es auch, Unterlagen ordnungsgemäß abzulegen. Im besten Fall gestaltet man sein Dokumentenablagesystem digital.
GoBD
Am 28. November 2019 hat das Bundesministerium für Finanzen ein Schreiben an die obersten Finanzbehörden der Länder verfasst. Inhalt sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die Kurzbezeichnung dieses Schreibens lautet GoBD. Das Finanzministerium schafft damit neuerlich klare Vorgaben dafür, wie Unterlagen in Unternehmen abgelegt werden müssen. Das Schreiben vom November 2014 verliert damit seine Gültigkeit. Damit sind Unternehmen stark gefordert. Schließlich gibt es zu unterschiedlichen Dokumententypen unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Durch die Datenschutzgrundverordnung sind neue Anforderungen hinzugekommen. Personenbezogene Daten dürfen nicht mehr ohne Rechtsgrundlage, oder Einwilligung der Betroffenen gespeichert werden. Dokumente müssen rechtzeitig gelöscht, oder neutralisiert werden, wenn personenbezogene Daten enthalten sind. Die Dokumentenablage bedeutet speziell in kleinen Unternehmen viel Aufwand.
Digitales Dokumentenablagesystem
Alle Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind, müssen ordnungsgemäß abgelegt werden. Dazu zählen E-Mails genauso, wie andere elektronische Unterlagen. Es ist also nicht ausreichend, eine ordnungsgemäße Buchführung zu gewährleisten. Zusätzlich müssen auch alle relevanten Dokumente verfügbar gehalten werden. Bei etwaigen Prüfungen müssen sie vorgelegt werden. Aber auch über die gesetzlichen Anforderungen hinaus, haben Unternehmen den Bedarf rasch auf Dokumente zuzugreifen. Kundenakten werden geführt. Angebote und Gesprächsprotokolle werden abgelegt. Benutzerdokumentationen, Zugangsdaten, Kontakte und viele andere Unterlagen entstehen im täglichen Tun. Das Ablegen von Dokumenten ist grundsätzlich sehr einfach. Ein zentrales Serverlaufwerk, oder ein Cloudanbieter und alle relevanten Dokumente können dorthin gespeichert werden. Das Problem und der eigentliche Grund, ein Dokumentenablagesystem digital zu gestalten, ist der Suchprozess.
Bestichwortung
Wer über Monate hinweg Dateien einfach unter verschiedenen Namen in einer Verzeichnisstruktur speichert, wird schnell an seine Grenzen stoßen. Dokumentenablage ist mehrdimensional. Dieser Anforderung wird ein simples Netzlaufwerk nicht gerecht. Dokumente haben viele Eigenschaften. Sie kommen von einem Absender, betreffen einen Geschäftsfall, es geht um ein bestimmtes Produkt und man kann sie einem bestimmten Dokumententyp zuordnen. Ein einziges Dokument trägt also eine Vielzahl von Eigenschaften. Im Dateiverzeichnis muss man sich allerdings für ein einziges Verzeichnis entscheiden. Die Suche auf der Festplatte funktioniert je nach Betriebssystem nicht immer zur vollsten Zufriedenheit. Abgesehen davon kann nur nach dem exakten Begriff, wie er im Dokument, oder Mail vorkommt, auch suchen. Tippfehler, oder alternative Bezeichnungen, machen die Suche in dem Fall unmöglich.
Metadaten
Damit Dokumente wiedergefunden werden, werden sogenannte Metadaten gespeichert. Einige der Metadaten lassen sich vom Dokument selbst auslesen. Das System erkennt beispielsweise, ob es ich um ein Word-Dokument, oder eine PDF-Datei handelt. Darüber hinaus kann ein gutes Dokumentenablagesystem digital Inhalte erkennen. Dazu werden die Dokumente mittels Texterkennung ausgelesen und Informationen, wie eine Rechnungsnummer, eine Kundennummer und andere Werte ausgelesen. Auch manuell können Metadaten ergänzt werden. Damit erhöht sich zwar der Aufwand bei der Dateiablage etwas, aber die Dokumente können später leicht wiedergefunden und sofort richtig zugeordnet werden. Eine Ablage ohne entsprechende Metadaten ist in den meisten Fällen überflüssig, weil man die Dokumente im Bedarfsfall nicht wiederfindet.
Softwarelösungen
Auf dem Markt gibt es zahlreiche Lösungen für ein Dokumentenmanagement. So kann man sich für ein kostenloses Open-Source Dokumentenmanagementsystem entscheiden, oder eine kostenpflichtige Variante kaufen. Jedes große CRM-System bietet entsprechende Lösungen an. Wählt man die Open-Source-Variante, kann man entscheiden, ob man diese kostenlos auf einem eigenen Server betreibt, oder für den Betrieb in der Cloud etwas bezahlt. Der Betrieb eines Servers ist zwar auf den ersten Blick eine recht einfache Sache, sollte es aber zu Problemen kommen, kann es schwierig sein, diese ohne Support zu lösen. Außerdem muss man sich mit dem Thema Datensicherung auseinandersetzen. Zumindest Tages- und Wochensicherungen müssen gemacht werden. Nutzt man die Angebote der verschiedenen Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen, kann man sich darauf verlassen, dass die Datensicherung regelmäßig und ordnungsgemäß umgesetzt wird. Kommt es zu einem Ausfall, oder Problemen, kümmern sich die Mitarbeiter des Betreibers um die Lösung.
Papierloses Büro
Das Schlagwort des papierlosen Büros stammt aus den 1980er-Jahren. Mit der Verbreitung der Computer konnten viele Prozesse digitalisiert werden. Allerdings war es ein langer Weg. Heute ist das papierlose Büro weitgehend Standard. Kommen doch Dokumente auf Papier an, werden sie umgehend digitalisiert und im Dokumentenmanagementsystem abgelegt. Es ist heute möglich Prozesse, wie das Abzeichnen von Rechnungen, komplett elektronisch abzuwickeln. Eingehende Rechnungen werden eingescannt, oder kommen bereits elektronisch an. Die Rechnungen werden nur noch im Dokumentenablagesystem digital gespeichert und mit Meta-Daten verheiratet. Damit kann der passende Workflow angestoßen werden. Die Zuordnung zur Kostenstelle und damit zum Verantwortlichen kann automatisch erfolgen. Dann wird der Kostenstellenverantwortliche per E-Mail über die neue Rechnung informiert und kann die Kosten freigeben. Auch mehrere Zeichnungen sind möglich und können über entsprechende Systeme voll automatisch abgewickelt werden.
Einsparungspotential
Speziell kleine Unternehmen können von einem Dokumentenablagesystem profitieren. Zwar gibt es wenig Budget für kostspielige Lösungen, aber der Einsatz einer kostengünstigen Variante verursacht meist weit weniger Kosten, als eine einfache selbstorganisierte Dateiablage. Spätestens wenn das Ende der Aufbewahrungsfristen erreicht ist, stoßen solche Ablagesysteme an Grenzen und verursachen hohe Aufwände. Professionelle Systeme sind überwiegend skalierbar und machen auch das Wachstum des Unternehmens problemlos mit. Entscheidet man sich früh, alle Unterlagen in einem Dokumentenablagesystem digital abzulegen und verzichtet direkt auf die Ablage von Papier, dann eröffnet das alle Möglichkeiten zum Wachstum. Zusätzliche Arbeitsplätze können einfach auf das bestehende System zugreifen. Hostet man die Ablage in der Cloud, ist man zusätzlich unabhängig von lokaler Hardware. Man kann jederzeit und von überall auf die abgelegten Dokumente und andere dort gespeicherte Daten zugreifen.
Kleinstunternehmen
Auch kleinste Unternehmen profitieren von derartigen Ablagesystemen. Speziell hier gibt es wenig Ressourcen und auch keine Mitarbeiter. Der Gründer muss oft alle Vorgänge selbst erledigen und trägt zusätzlich noch die Verantwortung. In dieser Konstellation ist es sinnvoll, Dinge outzusourcen. Speziell dann, wenn es sich um rechtlich relevante Vorgänge, wie die Rechnungsablage, oder andere steuerrelevante Prozesse geht. Hat man keine Mitarbeiter und baut sein Unternehmen auf, sollte das im Vordergrund stehen. Viele Gründer scheitern an Aufgaben, wie Buchhaltung, die einen großen Teil des Unternehmensalltags ausmacht. Unterschätzt man die Aufwände dafür, kann es sein, dass Ressourcen fehlen und der Unternehmenserfolg darunter leidet. Professionelle Lösungen, wie ein gutes Dokumentenmanagementsystem, das man von Anfang an im Unternehmen einsetzt, sind eine gute Entscheidung und erleichtern den Alltag im Unternehmen dauerhaft.