Wir alle lieben Abkürzungen. Gerade im IT-Umfeld gibt es tausender drei Buchstaben umfassende Abkürzungen. Theoretisch kann man aus 3 Großbuchstaben 17.576 verschiedene Kombinationen bilden. Es wirkt professionell, wenn man mit Abkürzungen arbeitet. Das Problem ist aber häufig, dass man auch bei geläufigen und oft verwendeten Abkürzungen die genaue Bedeutung nicht mehr kennt. Ein ERP System ist ein gutes Beispiel dafür.
MFG
Das Lied MFG von den fantastischen Vier zeigt uns deutlich, wie selbstverständlich wir heute DBA, also Drei Buchstaben Abkürzungen verwenden. Fernsehsender und politische Parteien kennt man eigentlich nur unter ihrer Abkürzung. Aber auch im geschäftlichen Alltag werden viel Abkürzungen eingesetzt. Die Kommunikation wird dadurch erleichtet und sperrige Namen und Beschreibungen gehen als Abkürzung ganz leicht von der Hand.
Software
Sehr beliebt sind die Kurzbezeichnungen für Softwareprodukte. SAP ist ein Produkt, das man nur unter seiner Abkürzung kennt. Die drei Buchstaben stehen in diesem Fall für Software, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung. Unter diesem Namen kennt man das System und das Unternehmen aber nicht. Genauso ist es bei generellen Bezeichnungen von Systemen, die in der IT gerne mit einer Abkürzung beschrieben werden. Ein CRM System beispielsweise steht für Customer Relationsship Management und beschreibt eine Softwareanwendung, die sich mit dem Aufbau und der Pflege der Kundendatenbank beschäftigt.
ERP System
Etwas weiter gefasst ist der Begriff ERP System. Die Abkürzung steht für Enterprise Ressouce Planning, also die Ressourcenplanung im Unternehmen. Jedes Unternehmen, egal welchen Geschäftszweck es verfolgt, braucht ein ERP System. Natürlich können sehr kleine Firmen ihre Prozesse auch mit einfacheren Mitteln steuern, aber die komplexen Prozesse, beispielsweise in einem Produktionsbetrieb, sind schwer zu überblicken. Diese Aufgabe übernimmt ein ERP System. Auf dieser Website finden Sie einen guten Überblick zum Thema auf Basis einer Cloud-ERP Lösung.
Geschäftsprozesse
In Unternehmen laufen die verschiedenen Prozesse heute sehr standardisiert ab. Industrielle Produktion, Kostendruck und die Spezialisierung, also das Prinzip Fließbandfertigung machen einen guten Überblick und eine Steuerung der Abläufe erforderlich. War es traditionell so, dass ein Handwerker ein Produkt komplett gefertigt hat, so teilt sich dieser Prozess heute in viele kleine Schritte. Vom Einkauf des Rohmaterials, die Anschaffung und Wartung der Arbeitsmittel, die Personalverwaltung, viele andere Schritte bis hin zur Logistik werden heute von einem ERP System gesteuert. Zentral erfassen die verschiedenen Fachabteilungen die Daten aus ihren Arbeitsbereich. Das ERP System übernimmt dabei auch die Kommunikation. Der Verkauf erfasst den Auftrag und in der Produktion scheinen die relevanten Informationen im ERP System auf.
Hand in Hand
Komplexe Abläufe lassen sich durch die Verwaltungssoftware steuern. Auch wenn man verschiedene einzelne Produkte einsetzen kann, macht die Lösung in einem einzigen zentralen ERP System Sinn. Man spart die Informationsweitergabe, also die Schnittstellen zwischen den Systemen. Solche Schnittstellen über die Daten zwischen zwei Systemen ausgetauscht werden, sind wartungsintensiv und fehleranfällig. Werden die Daten nur in einer einzigen Datenbank verwaltet, dann fallen diese Probleme weg. In Echtzeit stehen die Daten, wenn sie einmal im ERP System erfasst wurden, allen Mitarbeitern zur Verfügung.
Controlling
Ein weiterer Vorteil der Lösung aus einem Guss ist die Verfügbarkeit von Auswertungen. Man kann über alle Unternehmensbereiche eine Auswertung erstellen und Verbesserungspotential erkennen. Prinzipien wie das Lean Management werden so einfach umsetzbar. Maßnahmen die man setzt können leicht kontrolliert werden. Ein modernes ERP System sorgt auch dafür, dass die Anpassungen an Änderungen in Gesetzen mit geringem Aufwand möglich ist. Statt mehrere Systeme anzupassen muss nur ein Programm adaptiert werden. Der Hersteller stellt dabei sicher, dass alle Module, also die Programmbausteine des ERP Systems, auch nach der Änderung reibungslos funktionieren.
Buchhaltung und Co.
Speziell im Bereich Buchhaltung, aber auch bei der Abrechnung der Löhne ist es oft notwendig die aktuellen Vorgaben zeitnah umzusetzen. Ein isoliertes System, an dem tiefgreifende Änderungen passieren, kann Probleme mit den Schnittstellen verursachen. Ein ERP System kennt diese Änderungen und sorgt mit Updates dafür, dass man als Unternehmen immer im Rahmen der Gesetze arbeitet.
Cloud als Alternative
Auch ein ERP System wird heute als Cloud-Lösung angeboten. Die Idee einer solchen Cloud ist es, die Software nicht im Haus, oder auf einem dezidierten Server laufen zu lassen, sondern eine Instanz bei einem Cloudanbieter zu mieten. Man bezahlt im Prinzip für die Nutzung der Applikation und die bereitgestellten Ressourcen. Sicherheitsthemen wie Datensicherung, oder Redundanz werden an den Anbieter ausgelagert. Man sorgt für eine ausreichende Datenleitung und arbeitet mit der Software, die direkt auf den Servern beim Provider laufen. Die internen Aufwände sind geringer und die Lösung kann einfacher an geänderte Rahmenbedingungen wie Wachstum, oder den Wegfall von Bereichen angepasst werden.
Digitale Welt
Die Digitalisierung unseres Lebens macht auch vor dem Berufsalltag nicht Halt. Die Steuerung unserer Prozesse und die Kontrolle der Abläufe wird durch ein ERP System ermöglicht. Transparente Auswerungen, oft sogar in Echtzeit, geben dem Management mächtige Tools an die Hand um den Lauf der Geschäfte zu steuern. Auch wenn das so klingt, als ob man die Kontrolle an das ERP System abgibt, bedeutet es viel mehr, dass man eine klare Sicht auf die komplizierten Zusammenhänge erhält. IT ist heute nicht mehr wegzudenken und die Industrie 3.0 ist unser Alltag. Ressourcenplanung ist heute ein wichtiger Teil des geschäftlichen Alltags ohne den fast alle Unternehmen nicht mehr funktionieren würden.