In den letzten Jahrzehnten hat sich ein völlig neuer Industriezweig entwickelt. Eine Gruppe von Unternehmen, die sich mit Beratung, IT, oder Werbung beschäftigen. Die tägliche Arbeit in eine solchen Betrieb siehrt völlig anders aus, als sie in einem Produktionsbetrieb abläuft. IT Projektmanagement und die Abwicklung anderer Projekte bedingt einen vergleichsweise hohen Verwaltungsaufwand.
Warum IT Projektmanagement?
Dies wird schnell klar, wenn man sich die tägliche Arbeit in einem IT-Unternehmen ansieht. Dort wird an hochkomplexen Softwareprodukten gearbeitet, deren zahlreiche Funktionen von verschiedenen Expertengruppen konzipiert und programmiert werden müssen. Ein Beispiel dafür ist eine moderne Agentursoftware wie sie auf hellohq.io beschrieben wird. Von der Kundenakquise, über die Buchhaltung bis zum Controlling werden alle Prozesse eines Unternehmens abgedeckt. Dazu müssen Branchenkundige und Entwickler innerhalb des IT-Unternehmens eng zusammenarbeiten. Eine Ausgangssituation, die viele Herausforderungen mit sich bringt. Um diese effizient bewältigen zu können gibt es das IT Projektmanagement.
Ausschreibung bis Roll-Out
Natürlich ist auch die Softwareentwicklung ein wichtiger Teil des IT Projektmanagement, aber in vielen Fällen wird eine Agentur, oder ein Beraterunternehmen zur Koordination zwischen User und Entwickler eingesetzt. Hier erfolgt die Kommunikation selten direkt. Der Berater unterstützt den Auftraggeber bei der Formulierung einer Ausschreibung. Das Pflichtenheft wird gemeinsam erstellt und die Auswahl des Softwarehauses, das die Umsetzung vornimmt, erfolgt. Ist der Auftrag vergeben, wird ein Zeitplan und die Projektstruktur definiert. Die laufende Kontrolle der Einhaltung, das Erreichen von Meilensteinen und die generelle Abwicklung des IT Projektmanagement erfolgt dann durch den Berater.
Komplexe Vorhaben
Dass die Rolle des Beraters im IT Projektmanagement überhaupt erforderlich ist liegt meist daran, dass die Unternehmen selbst zu wenig Personalressourcen haben um ein großes Projektr komplett inhouse abzuwickeln. Interne Projekte sind meist überschaubar und zeitlich begrenzt. Geht es darum, beispielsweise eine neue Produktionssoftware einzusetzen, oder ein anderes Softwareprojekt umzusetzen, bei dem viele Teile des Unternehmens involviert sind, ist allein die Erhebungsphase mit hohen Aufwänden verbunden. Um diese Aufwände gering zu halten und rasch einen validen Output zu bekommen kann ein Berater eingesetzt werden.
Externe Berater
Der Vorteil eines externen Beraters ist neben den kalkulierbaren Kosten und der kurzfristigen Verfügbarkeit von entsprechenden Ressourcen auch die Akzeptanz innerhalb des Unternehmens. IT Projektmanagement umfasst häufig auch ein Projektmarketing bei dem es darum geht, alle Stakeholder von der Sinnhaftigkeit der angestrebten Lösung zu überzeugen. Ist der Projektmanager ein Kollege, dann werden schnell Eigeninteressen einfließen. Die Zusammenarbeit ist in jedem Fall in irgendeiner Art und Weise belastet. Für eine unvoreingenommene Herangehensweise ist ein externer Berater im IT Projektmanagement ein großer Vorteil. Er muss in den meisten Fällen nicht mit Vorurteilen kämpfen, sondern wird als Experte akzeptiert. Eine konstruktive Mitarbeit am Projekt ist damit wahrscheinlicher.
Unbezahlbare Erfahrung
Ein Berater im Bereich IT Projektmanagement, aber auch beim Marketing bringt außerdem seine weitreichende Erfahrung mit ein. In den genannten Bereichen ist es von entscheidendem Vorteil, wenn man den Markt gut kennt. Wer im Marketing gute Texter und Grafiker kennt und Kontakte zu den verschiedenen Printmedien hat, ist deutlich im Vorteil. Auch bei einem IT Projekt ist die Kenntnis und Erfahrung mit Standardanwendungen eine große Erleichterung. Auch wenn die Standardanwendung nicht zum Einsatz kommt, sind doch Lösungswege und Best-Praktice-Beispiele verfügbar. Mit diesem Know How kann ein Berater neue Sichtweisen und Ideen für eine innovative Lösung einbringen. Das Projekt profitiert von der Erfahrung
Professionelle Methodik
Nicht zuletzt steht einem professionellen Projektleiter, oder eine Agentur auch ein umfangreicher Bauchladen an Methoden und Werkzeugen zur Verfügung. Ob es um den Einsatz von Scrum, Vorlagen für Projaktauftrag, Strukturplan und Pflichtenheft, oder die Moderation von Meetings und die Aufbereitung der Ergebnisse geht – Ein Profi kann hier effizienter arbeiten. Die Entscheidung eine Agentur für die Umsetzung eines Arbeitsvorhabens hinzuzuziehen ist in den meisten Fällen eine gute Entscheidung. Sobald die Aufgabe ein Ausmaß hat, das mit Eigenpersonal schwer zu bewältigen ist kann die extern zugekaufte Manpower über Erfolg, oder Scheitern des Projekts entscheiden. Professionelles IT Projektmanagement ist für einen Profi selbstverständlich.
Preiswerte Dienstleistung
Schreckt man vor den Kosten für externe Beratung zurück muss man auf jeden Fall auch die internen Kosten realistisch betrachten. Wieviel länger braucht ein interner und ungeübter Projektleiter für die Umsetzung? Wieviel Zeit und Geld fließen in den Aufbau von Know How und eine Marktrecherche? Schafft man es intern die involvierten Mitarbeiter zu motivieren und ohne Vorbehalte ins Boot zu holen? In vielen Fällen wird die Umsetzung mit einem externen Dienstleister günstiger sein, als das Projekt intern umzusetzen. Die Investition in den Berater ist eine Investition in die Qualität der Umsetzung auf jeden Fall der richtige Schritt in Richtung professionelles IT Projektmanagement.