Das digitale Zeitalter – Scanner mit Einzug für daheim

Wir leben im digitalen Zeitalter. Sieht man täglich in den Postkasten, dann wird klar, dass nur noch ein Bruchteil der Kommunikation noch analog und auf Papier passiert. Werbezuschriften sind der überwiegende Teil. Trotzdem hat jeder von uns ein kleines Archiv daheim. Mietvertrag, Versicherungen und Kredite legen wir auf Papier ab und auch manches behördliche Schriftstück lagert in unseren Kästen. Ein Scanner mit Einzug kann das Auffinden der Unterlagen dramatisch vereinfachen.

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Es gibt sie nach wie vor, die Unterlagen, die man auf Papier zugeschickt bekommt. Auch das papierlose Büro kommt nicht ohne Papier aus. Aus rechtlichen Gründen müssen verschiedene Unterlagen, wie Versicherungspolizzen im Original vorliegen. Auch Rechnungen werden normalerweise ausgedruckt. Daheim sieht die Sache nicht viel anders aus. Jeder hat einen kleinen Schrank mit ein paar Ordnern daheim. Wir lagern Papier und verbringen viel Zeit damit es zu sortieren. Brauchen wir dann eine Unterlage, dann beginnt das Suchen.

Dokumente archivieren

Eine optimale Lösung für das Problem ist es, die Unterlagen einfach einzuscannen. Ein Scanner mit Einzug ermöglicht das Scannen von großen Mengen. Mit der richtigen Software kann man die Dokumente dann ganz einfach wiederfinden. Auch das Sortieren im Dateisystem ist wesentlich einfacher, als das Ablegen in verschiedenen Ordnern.

Einfache Suche

Hat man eine intelligente Filestruktur, dann findet man jede Unterlage in windeseile. Ob es Dokumente, behördliche Schriftstücke, oder Veträge sind – die Seiten liegen im richtigen Ordner und können mit wenigen Klicks aufgerufen werden. Dokumentenscanner ermöglichen eine rasche und unkomplizierte Archivierung der Seiten. Die Ablage auf der Festplatte braucht nicht viel Zeit.

Scanner mit Einzug

Das Scannen der Dokumente mit dem Flachbettscanner ist mühsam und zeitraubend. Investiert man in einen Scanner mit Einzug, dann kann man einen ganzen Stapel mit 50, oder mehr Blatt in einem Vorgang einscannen. Die einzelnen Seiten können in verschiedenen Formaten abgelegt werden und stehen über das Heimnetzwerk einfach zur Verfügung. Hat man die Daten einmal am PC braucht man lediglich ein wenig Zeit und kann sie nebenbei korrekt benennen und ablegen.

Persönliches Archiv

Hat man alle Unterlagen sauber archiviert beginnt eine neue Ära. Statt daheim in den verstaubten Ordnern zu blättern sucht man elegant am PC nach den Dokumenten. Ein nicht zu unterschätzender Vorteil ist, dass man die Unterlagen dann direkt verschicken kann. Braucht man ein Dokument, oder muss seinen Reisepass elektronisch zur Verfügung stellen, ist das kein Problem. Auch wenn man das Original einmal verlieren sollte, ist eine archivierte Kopie Gold wert.

chaotische Ablage

Die elektronische Archivierung mit einem Scanner mit Einzug eröffnet ganz neue Möglichkeiten. Im Prinzip müssen die Unterlagen im Orginal nur noch Chronologisch abgelegt werden. Alle wichtigen Dokumente tragen ein Datum. Sortiert man sie nach diesem Datum ist das ein einfaches und effizientes Ablagesystem. Braucht man das Original, dann sucht man zuerst die archivierte Datei, liest das Datum auf dem Dokument und findet es unter diesem Datum ganz leicht in der Ablage. Die zeitliche Einsparung ist enorm.

 

Updated: 25. Juni 2017 — 16:35

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