Das zweite Gehirn

In der heutigen Zeit sich alles zu merken, ist fast unmöglich. Da ein Termin und dort was zu erledigen, privat oder beruflich, es stresst.

Aber die heutige Technik hilft uns da ziemlich aus der Patsche. Ein iPhone, dem man nur noch seine Termine und ToDo´s diktieren braucht, GTD-Programme die einem den Kopf freihalten und ein iPad welches man überall dabei haben kann – ohne schwer zu tragen – und das einem als zweites Gehirn dient.

Welche App´s benutzt man so um den Papierkrieg auf dem Schreibtisch entgegenzuwirken?

Ich persönlich gehe mittlerweile nicht mehr ohne mein iPad aus dem Hause. Es dient mir in erster Linie als Arbeitsgerät, wenn ich Bereitschaftsdienst schieben muss und urplötzlich ein Anruf mit einer Schaltanforderung kommt, bin ich sofort online und kann agieren.

Ich habe zwar auch ein Firmenlaptop, aber mal ganz ehrlich, das Lenovo ThinkPad wiegt satte 3,5 kg und braucht allein zum booten von Windows XP gut 5 Minuten.

Also iPad raus, 1Password (iTunes-Link) starten, der Login geschieht automatisch und binnen maximal einer Minute habe ich unsere Firmensoftware vor mir und es kann losgehen.

1Password iPad

Dem Zettelkrieg habe ich schon lange den Kampf angesagt. Überall verteilen sich kleine gelbe Zettel, hier mal eine ToDo, da mal eine und zeitlich gliedern lässt sich der ganze Mist irgendwann nicht mehr und man benötigt mehr Zeit um Ordnung zu schaffen als sich um die Aufgaben zu kümmern. OmniFocus (iTunes-Link) hilft mir hier sehr weiter.

OmniFocus iPad

Aufgaben, Deadlines, Fälligkeiten werden nur noch in OmniFocus geschrieben, keine Zettel mehr. Kommt eine Anforderung per E-Mail oder Telefon, ab rein ins ToDo-Programm, Start- oder Fälligkeitsdatum wählen und schon hat man wieder Ruhe im Kopf, denn das iPad erinnert mich zeitig an diese Aufgabe. Wie es in dem Buch „Getting Things Done“ so schön heisst: „Ein wasserklarer Geist verrichtet seine Arbeit noch immer am produktivsten“ – oder so ähnlich.

Nun gibt es noch Projektunterlagen, Aufzeichnungen, Notizen. Hier geht der Papierkampf von vorne los. Denkste.

Meine Notizen und Unterlagen vertraue ich nun Evernote (iTunes-Link) an. Zwar liegen die Projektunterlagen immer noch im Papierformat vor und das müssen sie leider Gottes auch, aber schnell ein Foto geschossen und hochgeladen und man kann auch von unterwegs schnell mal gucken wer denn z.B. der Projektverantwortliche ist oder ähnliches.

Das ganze erleichtert einem den Arbeitsalltag schon ungemein.

Weiter geht es abends auf dem Sofa. Ja Mensch, ich habe gerade irgendwie nichts zutun, mein iPad in der Hand, warum nicht meine Bereitschaftsliste schonmal ausfüllen um am nächsten Tag keine Zeit daran zu verlieren. Mit der Dropbox synchronisere ich die „halbprivaten“ Dateien in die Cloud (natürlich nur höchst unsensible Daten) und kann diese mittels Office HD am iPad aufrufen und die Excel-Tabelle bearbeiten. Speichern, fertig, die aktuelle Liste liegt mir dann am nächsten Tag automatisch vor.

Dropbox iPad

Viele denken sicherlich, das iPad sei nur ein sehr teures Spielzeug, sicherlich ist es dies auch, aber wie man an einem kleinen Ausschnitt schon erkennen kann, das iPad lässt sich auch sehr gut und produktiv im Arbeitsalltag einsetzen und wer dies einmal getan hat, der will es nicht mehr missen.

Updated: 27. Dezember 2011 — 19:44

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